Hacks für hocheffektive Meetings

19. Januar 2021,
Tipps & Tricks aus der Agentur
Pawel Dulak

Oder: „Halbe Zeit – volle Ergebnisse“

„Die meisten Meetings sind reine Zeitverschwendung“ meint Pawel Dulak, Key Account Manager bei Binary Minds. „5 Teilnehmer in einem 90-Minuten Meeting sind fast ein Manntag Arbeitszeit“. Er lacht: „Den Luxus muss man sich erstmal leisten können“.

Nicht nur die Arbeit im Homeoffice erfordert regelmäßige Abstimmung innerhalb eines Teams. Video- und Telefonkonferenzen haben Hochkonjunktur, um auch aus der Distanz kreative Ideen gemeinsam zu entwickeln und Reisekosten zu senken. Manchmal zum Leidwesen der Teilnehmer. 

„Wertschätzend mit der Zeit anderer umzugehen hat für mich erste Priorität“ sagt Pawel: „Wer eine ganze Stunde hindurch zuhören muss, um dann einen Redeanteil von ein paar Minuten zu haben ist unweigerlich frustriert“. Das muss nicht sein. Mit ein paar einfachen Mitteln und guter Struktur lässt sich das Ergebnis vervielfachen – in der Hälfte der Zeit.

Agenda im Voraus setzen

Kein Meeting ohne Ziel: Die Gesprächsleitung lädt ein und die Agenda wird gemeinsam erarbeitet . Sie steht allen Teilnehmern vorher zur Verfügung und kann ergänzt werden. Das geht beispielsweise hervorragend mit Google Docs oder ähnlichen Tools die gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ermöglichen. So weiss jeder im Voraus, welche Themen und Aufgabenstellungen zur Sprache kommen und kann sich, unter eigener Zeiteinteilung, erstklassig vorbereiten. Ab vier Personen lohnt es sich vorher festzulegen, wer Notizen macht.

„Allein aus einer guten Agenda ergeben sich brauchbare Ideen“ weiß Pawel „asynchrones Arbeiten hat viele Vorteile. Nicht selten wird ein Meeting überflüssig, weil die Beteiligten selbst zu Lösungen gefunden haben“.

Fünf Minuten vor dem Meeting

Kurz vor dem Termin noch einmal kurz prüfen, ob alles zur Hand ist: Dokumente, die geteilt, Präsentationen, die gezeigt, Anwendungen, die vorgeführt werden sollen. Schneller Technikcheck, Bild und Ton OK? Ein Glas Wasser in Reichweite? Biopause gern vorher.

Begrüßung durch die Gesprächsleitung

Kurz gefasste positive Nachrichten (z.B. aus dem Vertrieb) oder ein persönliches Wort schaffen eine entspannte Atmosphäre und setzen den Rahmen für kreatives Arbeiten. Wer fängt an? 

Die Agenda

Die Gesprächsleitung führt durch die Punkte auf der Agenda. Dabei gilt:

  • Der Reihe nach, um beim Thema zu bleiben.
  • Zuhören und Fragen stellen. Das fördert die Entwicklung neuer Ideen.
  • Kurzgefasste Präsentation. Direkte, aktive Sprache.
  • Pausen für Fragen ermöglichen.
  • Auf die Teilnehmer achten, die zurückhaltender sind. In schweigsamen Köpfen stecken oft die besten Ideen.
  • Detailfragen, die nicht im Interesse aller sind, besser in Einzelgesprächen klären. Feedback dann später ans Team. Z.B. per E-Mail.
  • Kreativtechniken nutzen (z.B. Brainstorming).

Notizen nur kurz aber strukturiert. Drei Spalten reichen aus:

  1. Was ist das Problem?
  2. Welche Maßnahmen bieten sich an?
  3. Welche Entscheidungen wurden getroffen? (Wer, was, wann)

Zusammenfassung und Verabschiedung

Sind alle Punkte abgearbeitet, werden die getroffenen Entscheidungen und Todos noch einmal kurz durch die Gesprächsführung angesprochen. Falls es einen Folgetermin gibt, daran erinnern.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Notizen aus dem Meeting werden allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Daraus ergibt sich oft schon die Agenda für das nächste Treffen.

„Gesprächsführung ist eine Kompetenz die nicht nur im geschäftlichen Umfeld Türen öffnet“. Pawel spricht aus Erfahrung. Nebenbei begleitet er Paare ehrenamtlich bei der Bewältigung von Krisen.